Artiklar/Kundberättelser 2022-09-27

Succésamarbetet ger Ikea en magisk arbetsdag

När vi kommer till jobbet vill vi alla att allt bara ska funka. Oftast tar vi för givet att passerkortet ska släppa in oss, att det finns nybryggt kaffe på plats, att skrivaren är laddad med papper och att nätverket funkar som det ska. Det är där Marie Larsson och Jan-Olof Almblad kommer in i bilden.

– Vi är teamet bakom kulisserna. Vi syns inte så mycket utåt, men vi löser magin bakåt så att arbetsdagen blir bra, förklarar Jan-Olof Almblad, Product Specialist, Meeting & Facility på Ingka AB.

Ingka-teamet servar alla medarbetarna

Ingka, förresten? Ja, när man pratar om Ikea är det inte lätt att veta vilket bolag man egentligen pratar om. I Älmhult, som kan kallas Ikea-koncernens hjärta, finns nämligen över 5 000 medarbetare spridda över 15–16 olika bolag och olika koncerner. Och det är Jan-Olof Almblad och hans team som servar dem. När han berättar vad de ansvarar för blir listan lång. De fixar det mesta som ska funka på en arbetsplats och utöver det har de även hand om allt från gröna växter och cyklar till transporter och vaktmästare. För vissa bolag sköter de till och med hela restauranger.

Bidrar till bra arbetsdagar på Ikea

Marie Larsson är Maintenance Manager på Meeting & Facility, Ingka AB. Hon och hennes team ansvarar för support och säkerhet på Ikeas tre Malmökontor som har några tusen anställda, och även för alla Ikea-medarbetare i Helsingborg, där det finns två kontorsbyggnader och 600 personer.

– Kort kan man väl säga att vi är de man ska känna för att kunna för att få den hjälp man behöver, säger Marie Larsson med ett skratt och fortsätter:

– Vi är väldigt uppskattade av många kollegor för att vi bidrar till att skapa en bra arbetsdag. Eller, den ska inte bara vara bra, utan den ska vara sömlös eller ”seamless”, som vi säger på Ikea.

Utmaningar för intern postservice

På Ingka Group, med sina mer över 170 000 anställda utspridda över hela världen, svänger man sig ofta med engelska ord och uttryck eftersom koncernspråket är engelska.

Utöver allt detta hanterar Ingka Meeting & Facility även allt som gäller post och leveranser. De 3 000 anställda på Hubhultkontoret i Malmö skickar och tar emot mängder av paket, brev och andra försändelser varje dag. Tidigare stördes arbetsdagen för medarbetarna ofta när olika leveranser kom. Eftersom Hubhultmedarbetarna har fria arbetsplatser flyttar de ofta runt i huset, vilket gjorde att det dessutom var svårt att hitta rätt mottagare när det var dags för utdelning av brev och paket.

– Vi får många försändelser dagligen och tidigare kom de alla i olika leveranser från olika bolag. Och de skulle förstås kvitteras och delas ut. Det blev rörigt och tog mycket tid att ta emot post och framför allt alla paket, så det var svårt för oss att få arbetsro ibland – arbetsdagen var inte alltid sömlös, vilket ju är vårt mål, säger Marie Larsson.

PostNords tjänst löste problemen

Sedan 2015 finns en skräddarsydd lösning på plats i Hubhult; tjänsten Intern Postservice. I Ikeas fall innebär den att flödet av in- och utleveranser ser helt annorlunda ut än tidigare. Tre fasta tider per dag kommer PostNord och delar ut post, berättar hon:

– Nu är det samordnat så att alla leveranser till oss fångas upp av PostNord. De agerar lite som en tratt, kan man säga. Sedan hämtas och lämnas försändelserna i postrummet på Hubhult, i stället för att delas ut i huset som tidigare.

Tack vare tjänsten Intern Postservice har mer tid frigjorts och arbetsron på Hubhult har ökat. Men framför allt är hanteringen av viktiga försändelser också säkrare i dag, eftersom all utdelning sker på ett enda ställe, dit mottagarna går när de fått en avisering. Ytterligare en fördel är att de samordnade leveranserna också innebär minskade koldioxidutsläpp, eftersom det nu kommer en enda PostNord-bil, i stället för olika transporter från varje leverantör.

Tryggt, säkert och kompetent

Under de fasta leveranstiderna finns PostNords personal på plats och kan svara på frågor och hjälpa till med postrelaterade ärenden. Det är en stor trygghet för Ikeas medarbetare.
PostNord fungerar helt enkelt som ett slags ett mini-postkontor på plats, enligt Marie Larsson:

– PostNords personal har blivit en slags kunskapsbank för oss som ger oss hjälp i olika ärenden. För oss är det en trygghet att veta att den här kompetensen finns i huset. Vi skickar exempelvis många väldigt värdefulla dokument, och då hjälper de oss att fylla i alla formulären rätt.

Jan-Olof Almblad lägger till:
– Hade vi fortsatt sköta allt i egen regi hade vi varit många som kunde lite grann, nu när PostNord är på plats är det några få som kan mycket.

Utveckling kan ske även i Älmhult

I Ikeas hjärta Älmhult, där grundaren Ingvar Kamprad en gång startade upp möbeljättens verksamhet, är alla de olika bolagen utspridda i byggnader över hela samhället. Det går helt enkelt inte att samordna på samma sätt som i Malmö, så där handlar det om en mer traditionell modell där PostNord bara hanterar sina egna leveranser och inte samlar ihop andra leverantörers. Tidigare såg upplägget annorlunda ut – och det kan mycket väl förändras igen framöver, berättar Jan-Olof Almblad:

– För många år sedan körde PostNord ut post till alla våra byggnader, och de gjorde mycket mer än så. De tog med frallor till våra frukostar, körde ut frukt, vissa bolag ville ha fredagsfika – allt det fixade PostNord. Ur en miljöaspekt var det ju jättebra att en enda leverantör körde runt med allt.

Regelbunden kontakt för smidigt samarbete

I dag är det mer renodlat, och Ikea har tagit in andra leverantörer till frukt och det övriga.

– Men jag skulle inte tveka att kolla med PostNord om vi kan ta upp det igen om möjligheten uppstår. PostNord är en av de leverantörer jag har bäst samarbete med, vilket jag tror beror på att vi har regelbunden kontakt och många avstämningar. Vi hjälps åt och frågar varandra ”hur kan jag göra ditt arbete lättare?”.

Utmaning Tidskrävande och störande posthantering. Lösning PostNords tjänst Intern Postservice, utformad efter kundens behov. Effekt Ökad arbetsro och PostNords kompetens på plats.

  

Ikea & Ingka Internationella möbeljätten Ikea etablerades 1943 av Ingvar Kamprad och i dag finns Ikea i hem över hela världen. Hösten 2021 uppgick antalet anställda till 225 000. Ingka Holding är moderbolaget i Ikea-koncernen där så väl de olika varuhusen som många olika företag som Ingka AB ingår.